展会承办机构是什么 展会承办机构的职责有哪些

一、展会承办机构是什么

会展承办机构一般就是指承办方，是在活动中担任方案实施的角色。与主办方是具有协作关系的一方，有一定的合同关系，承办方一般是受雇于主办方的。

以展会为例，我国展会的主办者主要包括各级政府部门、各级贸易促进机构、各类行业协会、商会以及部分规模较大的企业等。而承办方则一般为专业的展会承包机构。

二、展会承办机构的职责有哪些

1、协助主办单位制定会议执行计划，准确地理解并按照规定执行会议程序和流程，确保会议场地、设备、环境等方面的完好和安全。

2、负责接待会议的主要嘉宾和演讲者，协助主办单位安排落地交通和住宿等方面的事宜，确保他们的顺利参与和贡献。

3、负责会议场地的布置和现场管理，确保参会人员的安全、便利、舒适，同时积极协调各类人员和意外情况的处理。

4、提供会议所需的技术支持和服务，确保会议设备、音频、视频、软件等方面的稳定运行和高质量输出。

5、收集、整理、归档会议资料和会议反馈，向主办单位提供准确的会议数据和参会人员的反馈意见，为未来的会议筹备和改进提供有效的依据。

6、与主办单位合作，确保会议成功结束后，场地、环境和设备等方面得到及时的恢复和整理。

三、展会承办机构在提供服务的过程中，需要具备的专业知识和关注细节

1、市场调研：展会承办机构需要对不同行业的市场需求、竞争对手情况进行深入调研，以更好地为客户提供定制化的服务和解决方案。

2、活动规划：展会承办机构需要根据客户需求与预算，制定详细的活动策划方案，包括人员安排、物资采购、安全保障等方面。

3、合作伙伴管理：展会承办机构需要与各种专业供应商和合作伙伴建立紧密合作关系，确保能够提供高质量的服务和现场支持。

4、项目管理：展会承办机构需要具备良好的项目管理能力，能够协调各个环节，确保项目按时按质完成。

5、风险控制：展会承办机构需要对各种潜在风险进行评估和控制，包括人员安全、现场安全、资金风险等方面。