合同管理系统功能有哪些 合同管理系统是如何进行合同管理的

一、合同管理系统功能有哪些

合同管理系统是企业管理的重要组成部分，主要管理企业的往来合同，如采购、销售、工程合同等，它的具体功能主要有：

1、合同起草

提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式。

2、合同审批

根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单。

3、合同文件管理

管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中。

4、结算管理

解决企业的资金管理，为合同细化了何时应该结算账款，无论是对收款还是付款均有重要意义，可以及时安排资金调度及收回款项，既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险。

5、合同进度记录

明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，方便领导随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便领导调整进度，安排下一步的工作。

6、商品管理

采用合同商品清单、询价、报价表单管理对应标的物型号、规格等明细，可以按商品类型、交货期等信息统计合同商品数量和金额，为公司市场策略、财务规划、招投标管理等提供依据。

7、合同变更

记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。

8、预警

系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策。

9、报表

从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策，多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形。

二、合同管理系统是如何进行合同管理的

合同管理系统可以让企业更高效地管理合同，其进行合同管理主要可分为预执行和执行后两个阶段：

1、预执行阶段

（1）挑选适合的模板并起草合同

从模板库中依据合同请求、使用预置的标准语言和条款起草合同。在合同管理系统中请求访问权限是很容易的，使用简单的访问请求表单，用户就可以申请到访问权限。这个过程比传统的通过电子邮件或电话申请的方法更安全。

除了请求表单，团队还可以访问预先批准的合同条款和模板库，从而更快地实现文档和合同组装，同时消除标准法律语言的偏差。

（2）执行合同，包括谈判、审批和签字

现在，您已使用预先批准的模板或条款创建了合同草稿，下一阶段是执行合同。执行合同草案必须先做到两件事。

首先，有关各方必须审查合同草案，这可能需要也可能不需要谈判。其次，相关人员必须批准该合同文件。使用电子合同管理系统审查和修订合同，可以简化这一过程

被授予权限的内部团队可以直接在电子合同管理系统中同时审阅和修订文档，而不是通过电子邮件或者微信等交换和执行修改意见。当文件准备好时，各方将收到提示。用户可以签署文档并将其转发到合同生命周期的下一阶段。

（3）合同创建和执行自动化工作流

合同管理系统的工作流功能主要关注的是在合同生命周期中，控制和管理合同请求的流程，从执行到管理各个阶段。用简单的话说，就是这个软件帮我们在合同从开始到结束的全过程中，管理和指导合同的所有请求和步骤。构建自动化工作流程，消除手动跟踪，并简化管理合同所需的每个阶段。

合同工作流可以根据类型、角色和合同记录数据而变化。还可以关联到微信通知和手机日历提醒等功能，以加快组织的工作流程。使用业务规则和流程在合同生命周期的每个阶段构建工作流，供员工遵循。这样做将确保整个合同生命周期的治理和合规性。

2、执行后阶段

（1）将合同、组织、联系人和文档集中在一个安全的存储库中

合同管理系统允许您的团队为所有合同和文档存储建立一个电子存储库。这是合同管理流程数字化转型的第一阶段。该软件使您能够实现数据安全和隐私的数字解决方案，保持最高的数据安全标准。

（2）管理合同、文件、组织、联系人以及关键日期和条款

合同管理系统中的工具改进了执行后的合规性和管理流程，它还可以最大化组织管理的合同的价值，例如可以配置电子邮件或微信、日历等提醒您在截止日期之前启动操作；随时访问存档合同；进行更有效的合同管理和审计，并自定义待办事项列表。

（3）通过搜索、报告和仪表板访问和分析合同数据

合同管理系统可利用和构建合同数据，您可以轻松搜索合同，并把合同放置在有用的报告和仪表盘中。此外，在将现有合同添加到合同管理系统时，系统支持光学字符识别（OCR）技术尤为重要，OCR会自动扫描文档内容，以确保各方可以轻松找到所有合同内容，以便您执行任何搜索。