电子档案管理系统通用功能要求 电子档案管理系统有什么特点

一、电子档案管理系统通用功能要求

1、文件管理功能：支持数据的存储、管理、查找和归档，同时支持文件系统的网络和分布在不同服务器上的管理。

2、安全性功能：多级用户权限管理、主从签名机制，支持部分归档文档的多层次加密。

3、备份功能：支持本地备份功能，可以定期、自动进行文档的备份与恢复。

4、共享功能：支持不同的系统间的文档共享，支持跨IDE网络的文档传输。

5、审核功能：支持全流程文档审核管理，允许单用户或组文档审核功能。

6、报表功能：支持电子档案管理系统所涉及的文档内容分析，支持用户查看和打印报表。

7、系统改进功能：支持程序校验机制，及定期改进更新程序。

8、报警提示功能：支持文件有效期及文件状态的监控，可以以邮件或短信的方式发出报警信息。

9、其它功能：支持对文档的检索、排版、编辑、打印和影像处理等功能。

10、系统性能调优和容灾功能：支持系统水平扩展，提供及时和可靠的数据恢复能力。

11、其他特色功能：可以根据特定的应用场景，通过API和其它开发框架来实现个性化的高级功能。

二、电子档案管理系统有什么特点

1、数字化管理

电子档案管理系统主要基于计算机技术，将传统的纸质档案照片、文字、电子文档等通过数字化的手段转化为数字档案，再通过网络、存储设备等手段进行记录、备份、管理等各项工作。

2、网络化传输

电子档案管理系统采用互联网技术，将数字化的档案通过网络传输到各个部门、机构，实现各个地点之间的档案共享。同时还能够实现远程查询、远程复制、远程借阅等功能，使档案管理工作更加高效、便捷。

3、安全可靠

电子档案管理系统采用多重安全技术，保证档案的安全性和可靠性。包括档案加密、备份、审计、权限管理等各项手段，避免档案丢失、信息泄漏等问题。

4、便于借阅和利用

电子档案管理系统支持多种检索方式，包括关键字搜索、文本检索、全文检索等，使档案查阅和借阅更加便利，同时支持档案数字化阅读，便于档案的利用和共享。

三、电子档案管理系统的实现需要具备什么条件

1、信息化建设

电子档案管理系统是信息化建设的一部分，需要建立完整的信息化体系，实现各项业务的数字化、网络化以及信息化，包括协同办公、数字化加工、信息化监管等。

2、技术支持

电子档案管理系统需要依靠计算机技术、网络技术、存储技术等技术支持，还需要专业的档案管理软件和硬件系统支持，包括数据库、存储设备、网络通信设备等。

3、规范管理

电子档案管理系统需要遵循一定的管理规范和标准，包括文件分类、文件编号、文件保管和借阅管理等规范，还需要制定完善的档案安全防范措施，保障档案的安全性和可靠性。

4、人才培养

电子档案管理系统需要专业的档案管理人才，需要培养一批具有电脑技术、档案管理、信息检索等专业技能的高素质人才，这些人才将成为电子档案管理系统实现的关键。

总之，电子档案管理系统是现代化档案管理的重要形式，其具有数字化管理、网络化传输、安全可靠、便于借阅和利用等特点，同时也需要具备信息化建设、技术支持、规范管理和人才培养等条件的支持，实现电子档案管理系统需要通过不断地优化和改进，才能更好地发挥其应用和推广的效果和价值。